Posts Tagged ‘Atkinson’

Mint a korábbi postban említettem nézünk gyakorlati példát is, és kiemelném, hogy ez “példa” nem valós eseményeken alapul. Több ügyfelemnél is végzek-végeztem olyan projektvezetési, tanácsadási munkát, ahol felmerül adott esetben egy projekt ötlet kidolgozásának támogatása. Mint az normális esetben lenni szokott a projekt ötletének felmerülése kapcsán az előkészítés során zajlanak olyan tevékenységek amelyek a projekt célját definiálják, bontják, részletezik. A normálisnál egy szűkebb halmaz azon cégek köre akik nem elégszenek meg azzal, hogy a projekt célját definiálják, hanem azt mérni is szeretnék, sikerkritérium rendszert határoz(ta)nak meg.

Vegyük a példa alaphelyzetének fent vázoltakat és legyen egy olyan rendszer bevezetése a megvalósítható, célravezető megoldás, amely adatokat fogad és dolgoz fel több forrás rendszerből, majd azokat összefüggéseiben vizsgálja, riasztásokat küld, lekérdezéseket lehet rajta futtatni, trendeket számol.

Az Atkinson által javasolt sikerkritérium rendszer:

Acélháromszög Az információtechnológiai rendszer Szervezeti előnyök Érdekeltek közösségének előnyei
Költség Üzemeltethetőség Megnövekedett hatékonyság Elégedett felhasználók
Megbízhatóság Megnövekedett hatásosság Szociális és környezeti hatás
Cél Eredetiség Megnövekedett nyereség Személyes fejlődés
Információ minősége Stratégiai célok Professzionális tanulás
Szervezeti tanulás Szerződő felek nyerseség realizálása
Idő Információ használata Csökkenő veszteség (hulladék) Megelégedett projekt-tagok
A környező közösségre gyakorolt gazdasági hatás

 

Acélháromszög

  • költség – ez ugye nyilvánvaló, hogy a költségkereteken belül sikerül megvalósítani a projektet, akkor ez a kritérium teljesül
  • cél – a szerződésben, vagy egyéb projekt dokumentumokban definiált cél és annak lebontásában (pl. funkciók) rögzítettek létrejöttek-e
  • idő – határidőn belül teljesül, akkor teljesül

Az információtechnológiai rendszer

  • üzemeltethetőség – ebben a kategóriában több kritériumot vettem figyelembe
    • kiválasztás esetén, a technológiát ismerő partnerek száma az országban
    • kiválasztás esetén, a technológia szervezeten belüli ismertsége – üzemeltetésében jártas szakértelem
    • kiválasztás esetén, országon belüli korábbi sikeres bevezetések – melynek vannak legalább 1 éves üzemeltetési tapasztalatai
    • a projekt során átadott üzemeltetési információk teljessége
    • a projekt során végrehajtott üzemeltetési oktatások hatékonysága – oktatás eredményének teszttel való mérése
  • információ minősége
    • mivel a rendszer feldolgoz információkat, fogad több rendszerből ezért a cél rendszerekben, mint hiteles adatforrásokban meglévő adatok és az új kialakított rendszerben meglévő adatok egyezősége
    • az információ átalakítási folyamat minősége alatt vizsgáltam, hogy az adott szervezet működése szempontjából az előállított információ milyen additív eredményt hordoz az eredeti információhoz képest (a példa rendszerben több adatforrásból érkező adatok összefüggéseiből keletkezik-e riasztás, ha a valós életben ezen adatok együttes észlelése esetén is veszélyérzetünk támad)
  • információ használata – ez az a szempont, amit nagyon fontosnak tartok, és nem mindig ítélhető meg a projekt zárás pillanatában. A felhasználók elkezdik használni az informatikai rendszert és olyan mérési pontokat kell beépíteni, ami a az új rendszer jelentette működési mód használatának változását mutatja (a példa rendszerben a futtatott lekérdezések időbeni alakulása lehet egy ilyen mérési pont, vagy a riasztási események következtében indukálódott tevékenységek időbeni alakulása)

Szervezeti előnyök

  • Megnövekedett hatékonyság – a példában a riasztások automatikus megjelenése révén azon kollegák, akik eddig az adatokat rendszerenként gyűjtötték össze, vizsgálták, sokkal több esemény lekezelésére kell képesek legyenek, ezért az események kezelésének számosságát mérve a korábbi működési módhoz viszonyítva kimutatható eredmény növekedést kell tapasztalni
  • Megnövekedett nyereség – a rendszer bevezetése kapcsán kell tudni mérni a szervezet nyereségének növekményét – adott területen a visszaélések számosságának csökkenésével, vagy emberi erőforrás szükségességének csökkenésével

Mint ez látható, ebben az esetben sem a projekt zárásának pillanatában mutatható ki a projekt eredmény – így nem is ítélhető meg a siker abban az időpillanatban.

Itt meg is állnék, mert az utolsó megállapításomat, ha értelmezem, időben el tudok különíteni két siker fogalmat: a projekt folyamat sikere, és a projekt által létrehozott termék sikere. Nem független fogalmak ezek, de lehet tenni éles különbséget, és meghatározhatók kritériumok, folyamatok, eszközök, amelyek az egyik vagy a másik érdekében munkálkodnak.

Először, kicsit részletesebben Roger Atkinson munkásságának egyik lépcsőjével foglalkozom, számomra ennek van érzelmi töltetete is, ugyanis ez volt az “első” a sorban. Atkinson információtechnológiai projektek sikereit vizsgálva jutott el következtetéseihez. 1999-ben megjelent cikkében, melynek a címe „Project management: cost, time and quality, two best guesses and a phenomenon, its time to accept other success criteria” (International Journal of Project Management Vol. 17, No. 6, pp. 337±342, 1999) javaslatot tesz, mintegy összegezve a 90-es évek szakíróinak munkásságát információtechnológiai projektek sikerének sikerkritériumaira. Ugyanakkor egy az „acélháromszöget” kiegészítve javaslatot tesz egy új siker viszonyítási alap létrehozására.

A tanulmányban összegezve a korábbi szakírók munkásságát, két kérdést fogalmaz, melyekből kiindulva vizsgálja az információtechnológiai projektek sikermodelljeit:

A projektvégrehajtási fázisában: Megfelelően dolgozunk-e?

A projektvégrehajtási fázisa után: A megfelelő eredményt értük-e el?

Szerinte a sikerre fókuszálni kizárólag a termék leszállítás kritériumai alapján (acélháromszög) nem célravezető, mert így nem kapunk teljes képet (pl. a „bukott” projektek esetében). Ezek a kritériumok ugyanis alapvetően a projektben elkövethető hibák egyik típusára világíthatnak rá. Erre a hibatípusra akkor derül fény, ha valamit rosszul tettünk, míg létezik egy másik hiba is a projektekben éspedig, a „valamit tehettünk volna jobban is” típusú. Ezen hibák elkövetésére nem ad felismerési lehetőséget az acélháromszög, ezért olyan sikerkritériumok bevezetésére van szükség, amelyek támogatják ezt a felismerést.

A vizsgálat eredményeként az alábbi mérési modellt javasolja, bevezetve négy dimenziót:

  • Az acél háromszög (The Iron Triangle – idő, költség, cél)
  • Az információtechnológiai rendszer műszaki minősége (The Information System)
  • A befogadó szervezet által elérhető (közvetlen) előnyök (Benefits – Organisational)
  • Egy szélesebb körű érdekelt közösség által elérhető (közvetett) előnyök (Benefits – Stakeholder Community)

Megvizsgálva részletesebben a fenti 4-est sikerkritériumokra is tesz javaslatot (ezek a javaslatok nem kizárólagosak)

Acélháromszög Az információtechnológiai rendszer Szervezeti előnyök Érdekeltek közösségének előnyei
Költség Üzemeltethetőség Megnövekedett hatékonyság Elégedett felhasználók
Megbízhatóság Megnövekedett hatásosság Szociális és környezeti hatás
Cél Eredetiség Megnövekedett nyereség Személyes fejlődés
Információ minősége Stratégiai célok Professzionális tanulás
Szervezeti tanulás Szerződő felek nyerseség realizálása
Idő Információ használata Csökkenő veszteség (hulladék) Megelégedett projekt-tagok
A környező közösségre gyakorolt gazdasági hatás

Úgy gondolom, hogy a sikerkritérimok mérhetőek, és akkor lehet egy projekt sikerét megítélni, ha a projekt elején felállítjuk a mérési rendszerünket. Szükségünk van viszonyítási alapra, amihez képest vizsgálva a projekt eredmény előállítása utáni állapotot, lehet megítélni a sikerességet. Nyilván, a javsolt sikerkritériumok nem mindegyike mérhető minden projekt esetén, vagy azért mert nem ismert pl. a “környező közösségre gyakorolt hatás”, vagy azért mert nem állapítható meg egy viszonyítási érték, vagy mert nem mondható objektív mérési eljárás. Minden projekt esetében kiválasztható egy halmaza a kritériumoknak ami releváns, megismerhető és mérhető.

Nyilván, mint minden egyéb projektsiker mérési módszer feltételez pár információt:

  1. Ismerjük a projektünk minden “porcikáját”
  2. Pontosan fel tudjuk mérni az érintettek – érdekeltek csoportjait (modellezni tudjuk őket)
  3. Mérési eljárásokat tudunk és akarunk bevezetni azokra a kritériumokra amik érdekelnek
  4. A projektvezető tisztában van a projekt “környezetével” (gazdasági, vállalati, szervezeti, egyéb szempontok szerint)

- folyt. köv. – belevágunk gyakorlati dolgokba is…